Как провести бизнес-event с минимальным бюджетом?

Неважно, какие цели преследует ваше мероприятие: прямой заработок, новые контакты, актуализация дискурса. Всегда можно позаботиться о том, чтобы провести его с наименьшими финансовыми затратами, не теряя при этом в качестве.

Все наши советы апробированы участниками рынка — можно сказать, ими они и формулировались.

Все расходы на мероприятие можно условно поделить на несколько направлений:

  • спикеры;
  • площадка;
  • материальная часть — полиграфия, видеосъемка и т.д.;
  • маркетинговые мероприятия;
  • продажа билетов;
  • кейтеринг и анимация.

Можно идеально подойти к организации маркетинга, но, если само мероприятие подготовлено неважно, потому что у вас не хватило средств, посетители начнут массово покидать его, и цели вы не достигнете. Поскольку бюджет всегда ограничен, главный совет — предусмотреть все затраты.

Как провести бизнес-event с минимальным бюджетом?

Основные направления экономии — продажа билетов, обслуживающий персонал и реклама. Но экономия должна быть разумной, то есть не исключать какие-то пункты, а осуществлять своими силами или пользоваться поддержкой партнеров. Кроме того, существует ряд возможностей для стороннего заработка на мероприятии — воспользуйтесь ими.

Возможные пути стороннего заработка

Самое очевидное — это продажа спонсорских рекламных пакетов и рекламного места вообще, а также торговых мест в лобби конференц-зала. Узкоспециализированные компании с удовольствием заплатят за прямой доступ к целевой аудитории. В том числе, можно продавать и право выступить, но при этом важно, чтобы выступление было в формате конференции и не утомляло гостей. Есть и менее очевидные возможности, например, организация тематических туров. Если ваши спикеры согласны, возможна организация индивидуальных сессий с ними и продажа такой возможности. Бизнес-ужин с популярным спикером непременно будет пользоваться успехом. А если событие настолько популярно, что не смогло физически вместить всех желающих, продавайте право на трансляцию. Никогда не помешает организовать прямую продажу собственной продукции — мероприятие ваше, грех упускать такую возможность.

Как провести бизнес-event с минимальным бюджетом?

Все события

Продажа билетов — онлайн и самостоятельно

Онлайн-кассы дают возможность организовать продажу билетов за небольшую комиссию. Сервисы по продаже билетов обычно предоставляют виджет, который можно разместить прямо на вашем сайте в анонсе мероприятия. Если у вас достаточно раскрученный ресурс, а мероприятие заинтересует людей, продажи будут высокими. Размещать событие можно также в своих, в тематических и в партнерских группах в социальных сетях, а для партнерских сайтов предусмотрите баннер.

Важное достоинство онлайн-касс, по сравнению с банковскими переводами, например — простота и быстрота. До трети потенциальных посетителей отпадает на этапе оплаты, если процесс сложный и затяжной. В то же время, билетные операторы, которые также предлагают простую процедуру оплаты и берут все продвижение на себя, взимают высокую комиссию и больше ориентированы на массовый спрос. Так же, как и оффлайн-кассы, в которых нужно еще и правильно квотировать и перераспределять физические билеты.

Анализ процессов — путь к экономии

Проанализируйте все рабочие процессы во время мероприятия — так вы сможете разумно сократить количество привлеченного персонала и снизить затраты на оплату труда. Часть персонала и вовсе можно заменить онлайн-сервисами. Например, предварительная регистрация через приложение позволит снизить количество людей на регистрации и одновременно решить проблему очередей. Удобная статистика продаж билетов через онлайн-сервисы и формирование там же закрывающих документов снижает нагрузку на бухгалтерию.

Бесплатное продвижение

Многие билетные сервисы предлагают элементы продвижения, включенные в общую комиссию, например, рассылка на e-mail потенциально заинтересованным лицам. Максимально используйте возможности социальных медиа, в том числе партнерских — не только социальные сети, но и мессенджеры. В конце концов, используйте свою клиентскую базу для рассылки.

Место, где рождаются события